• 28 enero, 2020

¿Cómo optimizar los procesos de transporte y logística a partir de la gestión documental digital?

¿Cómo optimizar los procesos de transporte y logística a partir de la gestión documental digital?

¿Cómo optimizar los procesos de transporte y logística a partir de la gestión documental digital?

¿Cómo optimizar los procesos de transporte y logística a partir de la gestión documental digital? 820 460 Netcontent

Las empresas que se dedican a la logística, el transporte y la distribución de productos, involucran dentro de sus procesos una gran cantidad de documentos físicos (facturas, seguros, órdenes de compra, hojas de ruta…) que le permiten llevar un mayor control de cada paso a desarrollar.

Es por ello que una gestión documental eficiente es indispensable para garantizar eficiencia y máxima productividad, facilitando el ahorro en costos y minimizando errores que puedan resultar en pérdidas importantes.

¿Cómo la transformación digital de la gestión documental impacta en todo este proceso y qué beneficios aporta? Le invitamos a leer.

Todos los documentos en un solo lugar

Cuando se pasa de tener todos los archivos en carpetas dentro de estanterías (gestión documental física) a contar con un repositorio central digital de fácil acceso y con búsquedas ágiles de cada documento, los beneficios empiezan a notarse al sumar mayor rapidez a los procesos de todas las áreas de la organización, especialmente a aquellas relacionadas con logística y transporte, que requieren constante seguimiento, revisiones y autorizaciones.

Gracias a esta transformación digital se aceleran los procesos de facturación, se conoce con exactitud dónde está cada archivo cuando es necesario y se optimiza de principio a fin todo el proceso de transporte y distribución, facilitando también la validación de la integridad del conjunto de documentos, como veremos a continuación.

Garantizar la integridad del conjunto de documentos

Con la plataforma de gestión documental digital Netcontent, se puede obtener todo lo mencionado, indexando datos a las imágenes de los documentos y automatizando flujos de trabajo, algo que sin duda agilizará la dinámica del negocio. Al contar con la tecnología de ABBYY, es posible extraer datos de documentos estructurados y no estructurados, validando la integridad del conjunto de documentos y confirmando que cada paquete sea entregado en tiempo y forma, según lo estipulado en la hoja de ruta y sin requerir mayor intervención humana.

¿Cómo es posible? :
  1. Cada mañana se recibe una hoja de ruta que incluye todos los remitos que deben entregarse en el día.
  2. La persona encargada de la entrega se lleva cada remito con su respectiva caja para repartir.
  3. Mientras tanto, el PDF con la hoja de ruta se ingresa en el sistema de gestión documental (Netcontent).
  4. ABBYY (incluido en Netcontent) lee cada línea de la hoja de ruta (allí se adjuntan, entre otros datos, la fecha, el nombre del cliente final y el número del remito) y queda a la espera de cada remito para cerrar el conjunto de documentos.
  5. El repartidor vuelve con cada remito firmado y sellado. Todos ellos los escanea y gracias a la extracción inteligente de ABBYY, se captura cada número de remito y se chequea con la hoja de ruta para saber si fueron entregados o no todos los paquetes del día. Es decir, se verifica la integridad del conjunto de documentos.

¿Qué sucede si durante el chequeo hay algún documento faltante?

Por ejemplo, si llegase a faltar un remito, Netcontent dispara alertas y workflows e informa al usuario encargado, a través de un correo electrónico, que el remito con determinado número no se entregó.

¡Adiós al papel con Netcontent!

Empiece a sumar todos estos beneficios y diga un adiós definitivo al papel con esta solución de gestión documental automatizada, que maximiza su potencial al contar con el motor de inteligencia de contenido de ABBYY.
Manténgase al día con las regulaciones comerciales y controle sus cadenas de distribución con mayor rapidez, seguridad y con la garantía del cumplimiento de cada proceso en tiempo y forma.

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