• 12 marzo, 2020

Digitalización y automatización de documentos: El nuevo reto de la administración pública

Digitalización y automatización de documentos: El nuevo reto de la administración pública

Digitalización y automatización de documentos: El nuevo reto de la administración pública

Digitalización y automatización de documentos: El nuevo reto de la administración pública 830 460 Netcontent

Documentos clasificados, registros gubernamentales y otros valiosos archivos, forman parte del día a día en una oficina de administración pública.

Trabajar por modernizar esta gestión documental debe ser un propósito para los encargados, ya que las obsoletas labores manuales solo ralentizan cada proceso, interfieren en los flujos de trabajo y complican la búsqueda de documentos, más aún cuando éstos resultan indispensables en las operaciones diarias.

Una plataforma de servicios de contenido como Netcontent llega para ayudar a que este trabajo documental no sea más un problema, almacenando digitalmente cada dato contenido en cientos de documentos, para agilizar y simplificar cada tarea a cumplir. Además, Netcontent almacena la imagen del documento y le asocia los datos extraídos con Inteligencia de Contenido, lo cual se convierte en una gran ventaja para despachos y oficinas administrativas del sector público.

¿Cómo lograrlo? Le invitamos a leer.

Información accesible y segura

Las oficinas de administración pública manejan una cantidad enorme de documentos y por ello, una correcta gestión resulta fundamental. Netcontent, alimentado con todo el potencial de Inteligencia de Contenido de ABBYY, es capaz de realizar esta tarea, trabajando tanto con documentos estructurados como no estructurados, para que nada interfiera en una eficiente labor.

De existir otro sistema en la oficina (correo electrónico, ERP, CRM o algún software de digitalización), Netcontent es capaz de integrarse con total flexibilidad y mantener conectados a todos los departamentos y equipos encargados.

Otro tema importante es la seguridad de los archivos, ya que dentro de ellos hay información confidencial, clasificada y vital que se debe proteger.

Netcontent se encarga de asegurar que solo las personas autorizadas puedan acceder, editar o compartir dichos documentos (con gestión de roles y permisos), brindando un nivel de seguridad imposible de alcanzar cuando se trata de obsoletos procesos manuales que requieren documentos físicos sobre escritorios que pueden caer en manos equivocadas.

Esta capacidad permite que:
  • Se cumpla eficientemente con la gestión de cada registro.
  • Se garantice el apego a las normativas gubernamentales.
  • Se resuelvan las solicitudes de auditoría de una forma más ágil.
  • Se pueda llevar un seguimiento y control de cada uno de los procesos ejecutados.
  • Se evite el traslado de documentos y papeleo que tanto ralentiza los procesos.
  • Se pueda acceder a la información desde cualquier dispositivo móvil.
  • y que todo resulte en mayor satisfacción de sus colaboradores, quienes podrán dar cumplimiento a los retos que plantea la digitalización de los trámites estatales.

Una eficiente resolución de casos

Cuando toda la documentación se encuentra integrada e indexada en un repositorio único central, sus colaboradores pueden acceder a los archivos necesarios de forma inmediata, lo que resulta en una eficiente resolución de cada uno de los casos presentados por los ciudadanos.

Sí… Lo que antes tardaba semanas o meses en realizarse, puede completarse en cuestión de minutos, gracias a esta eficaz plataforma de gestión documental digital. ¿El resultado? menos dolores de cabeza, cero papeles o intervención manual y mayor transparencia en cada operación.

Ciudadanos satisfechos: El reto por cumplir

El desafío dentro de las oficinas de administración pública en los tiempos actuales es lograr transparencia y agilidad a la hora de gestionar sus procesos documentales para brindar mejor atención de cara al público, buscando mejorar la calidad del servicio ofrecido a los ciudadanos que acuden para realizar algún trámite, resolver algún inconveniente o que simplemente requieren determinada documentación.

Con Netcontent y todo el potencial que le otorga una herramienta de Inteligencia de Contenido como ABBYY, este reto es posible de asumir y resolver en el corto plazo, brindando la oportunidad de mostrar resultados a los públicos interesados.

Acorte los plazos de trámites, ahorre en costos y mejore la percepción de sus usuarios al sumar los beneficios de una verdadera transformación digital de la administración pública en el acceso y gestión de documentos.

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