Una institución educativa es, sin duda, un espacio de trabajo donde se maneja una gran cantidad de documentos: Inscripciones, admisión, equivalencias, certificados… Todo esto multiplicado por una gran cantidad de estudiantes que ingresan año a año.
Esta situación amerita que el personal administrativo pueda sacar provecho de las ventajas de la transformación digital, dejando de lado tantas tareas manuales altamente expuestas a errores, agilizando los procesos internos y mejorando el servicio a los usuarios. ¡En estos tiempos es imposible pensar que una institución tarde días, semanas o incluso meses para entregar algún certificado!
Para ello, una plataforma de gestión documental digital se hace indispensable, pues facilita la administración de los documentos, el almacenamiento y el etiquetado de datos para optimizar procesos internos y brindar una mejor atención a los alumnos y egresados.
Acceso simple a la información
Este aspecto es fundamental a la hora de trabajar con expedientes académicos, ya que resultan ser tantos que manejarlos en formato papel no puede considerarse más como una opción.
Una plataforma de gestión documental digital como Netcontent realiza el trabajo de procesamiento, extracción, clasificación y validación automática de los datos en documentos estructurados y no estructurados, gracias a la tecnología ABBYY.
Posteriormente, se pasa toda esta data a un repositorio central único de fácil acceso para el personal autorizado. ¿El resultado?
- Se localizan rápidamente los legajos y demás archivos administrativos.
- Se completan eficientemente las tareas.
- Se toman decisiones en el momento oportuno.
- Se brinda al estudiante una óptima atención.
Procesos de inscripción y admisiones a postgrado cada vez más eficientes
Contar con un entorno digital y automatizado, ayuda al personal administrativo para que pueda realizar las revisiones de todos los documentos de forma rápida y oportuna (por ejemplo, saber si están completos, si entregó alguno equivocado o si falta algo).
De esta manera, el estudiante interesado en inscribirse en un curso de pre o post grado, podrá hacerlo en un mínimo lapso de tiempo siempre y cuando cumpla con todos los requisitos.
Si en la institución aún se manejan los procesos de forma manual, se pierden las solicitudes de última hora, lo cual resta eficiencia a la operación de la institución.
Trabajo colaborativo en las tareas de aprobación
Cuando se trata de tomar decisiones de equivalencias, revisar nuevos programas, currículos o planes de estudio, hay mayor cantidad de personal involucradas en su correcta revisión y aprobación. La plataforma de Netcontent permite realizar estos chequeos de forma colaborativa, en mucho menor tiempo de lo que requiere el papel.
Esta herramienta garantiza que solo las personas autorizadas puedan acceder a los archivos y que, inclusive, lo hagan de forma simultánea desde cualquier dispositivo móvil.
¿El resultado? Información disponible todo el tiempo y en todo lugar, con posibilidad de crear alertas y notificaciones para conseguir un mayor control y seguimiento a las tareas propias y del equipo.
Resolución de reclamos
Es muy simple: Cuando se cuenta con acceso directo y seguro a toda la información, es posible resolver eficazmente todas las solicitudes o reclamos que presenten los estudiantes y comunidad académica en general. De esta forma, podrá asegurar una respuesta oportuna y satisfactoria para cada uno de ellos.
¿Busca transformar los procesos documentales en un entorno tan desafiante como el sector educativo, en tiempo récord y con mínimas posibilidades de error?
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