• 14 enero, 2020

La digitalización inteligente de documentos: Una innovadora herramienta para optimizar y despapelizar las tareas de la oficina

Oficina sin papeles

La digitalización inteligente de documentos: Una innovadora herramienta para optimizar y despapelizar las tareas de la oficina

La digitalización inteligente de documentos: Una innovadora herramienta para optimizar y despapelizar las tareas de la oficina 820 460 Netcontent

No hay dudas de que un entorno empresarial en donde predomina el inadecuado manejo de los documentos y la desorganización, termina afectando directamente en la eficiencia y atención personalizada que demandan los clientes en la actualidad.

Ante este desafío, la digitalización inteligente de documentos busca darle un adiós definitivo al papel, capturando, almacenando e indexando datos y documentos para disponerlos en flujos automatizados que eliminen o al menos disminuyan los procesos manuales que tanto tiempo le toman a los colaboradores.

¿Quiere saber todos los beneficios que la digitalización inteligente puede sumar a sus tareas de oficina? Lo invitamos a leer.

Reducir costos = Aumentar la productividad

Una plataforma integral de gestión documental digital elimina gastos de archivado, envío y almacenamiento de documentos (esto sin sumar el costo del papel e impresiones) que todo el proceso manual conllevaba, sobretodo en áreas que requieren constantes flujos de aprobaciones como:

Así, todos los documentos pasan a un repositorio digital central que indexa los datos y almacena los archivos, facilitando futuras búsquedas de documentos.

Procesamiento de la información, sin importar su formato

Tanto el contenido estructurado, semi-estructurado y no estructurado de facturas, órdenes de compra, remitos, contratos e inclusive de los registros de sus empleados, pueden ser reconocidos, extraídos, validados e indexados, para garantizar su seguimiento, control o recuperación cada vez que sea necesario.

Flujos de trabajo ¡Completamente automatizados!

Luego de que la información es capturada, pasa a un sistema de flujos de trabajo pre configurados según las necesidades específicas de la empresa y completamente automatizado, que traerá eficacia y agilidad al manejo documental.

¿Qué se puede lograr?
  • Garantizar procesos rápidos de aprobación a través de circuitos efectivos y con mínimas posibilidades de error.
  • Controlar el vencimiento de los documentos (por ejemplo de contratos), cuando sea necesario.
  • Capturar facturas (bien sean impresas o digitales), indexar sus datos y entregarlos a otros sistemas empresariales como ERP, guardando las imágenes y sin necesidad de efectuar todo el procedimiento de forma manual.
  • Automatizar el proceso de ingreso de nuevos empleados (incluyendo el ingreso de datos en el legajo y el envío de formularios a los departamentos correspondientes para su aprobación).
  • Establecer reglas de cumplimiento que permitan controlar de qué forma se almacena la información, quién puede o no acceder a ella y los circuitos que seguirá para garantizar mayor seguridad de los datos.

Netcontent: Garantía de innovación y optimización en la gestión documental digital

Una plataforma de gestión documental con potencial ilimitado: Así definimos a Netcontent, ya que reúne todas las características que hemos mencionado en esta nota.

Esta herramienta es garantía de un trabajo óptimo y eficiente en la captura inteligente de información, disponibilidad de los datos en el gestor documental, automatización de workflows de aprobaciones para eliminar el papel de la oficina y validación de actualización y carga de documentos, sin necesidad de revisiones manuales.

Captura y automatización documental de Netcontent, con Abbyy inside

Netcontent además cuenta con el motor más potente de captura de contenido de la industria, ABBYY, e incluye funcionalidades como Point&Click que permite capturar digitalmente información no estructurada de documentos físicos, con solo hacer un click…. Sin mayor complejidad.

¿Desea conocer cómo esta plataforma puede beneficiar los procesos más críticos de su organización? Contáctenos, le asesoramos.

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