Anteriormente, cuando deseábamos instalar nuevas aplicaciones tecnológicas o programas para uso personal o empresarial, era necesario invertir una importante cantidad de tiempo y dinero para su implementación y puesta en valor.
Con el paso del tiempo, y gracias a la aparición de la tecnología en la nube, ese problema encontró una solución: Ahora sólo es necesario contar con acceso a Internet para poder acceder a una gran cantidad de plataformas y programas que no requieren grandes inversiones para robustecer la infraestructura de TI, ni costosas consultorías para su integración y uso. Y lo mejor, ¡Promueven nuevas formas de trabajo remoto y colaborativo!
Esto se ha convertido en una verdadera ventaja competitiva para aquellas empresas que han asumido la transformación digital de sus procesos, tomando como punto de partida la gestión documental. ¿Ya conoce todas las ventajas de utilizar una plataforma de gestión documental digital, alojada en la nube? Le invitamos a leer.
Flexibilidad en los procesos de negocio
Al contar con una plataforma de gestión documental en la nube, los negocios suman un eficiente manejo de la información, ya que pueden acceder a ella en el momento en que la necesiten gracias a un almacenamiento centralizado y al acceso mediante palabras claves y categorías. Así es posible atender las solicitudes de clientes y usuarios con total rapidez y seguridad, aunque los colaboradores no estén físicamente en la oficina. Esto sería imposible de lograr si es que alguien tuviera que buscar un dato en un documento que está almacenado en el archivo físico.
Al mismo tiempo, cuando decimos adiós al papel, se minimiza el riesgo de pérdida de documentos, mientras se garantiza el cumplimiento de cada uno de los procesos de negocio: En la plataforma pueden configurarse flujos y alertas de seguimiento, así como paneles de control para cada usuario. ¡El trabajo colaborativo y oportuno nunca fue tan fácil de lograr!
Además, la tecnología en la nube permite escalar las soluciones a medida que los nuevos desafíos de negocio lo requiera: Se pueden probar nuevos servicios según sea necesario, integrar aplicaciones al sistema, aumentar la capacidad de almacenamiento, configurar nuevos flujos de trabajo, integrar soluciones de Inteligencia Documental como ABBYY, y todo esto sin mayor complejidad operativa ni grandes inversiones de dinero.
Un rápido retorno de la inversión
Al no ser necesario un largo y tedioso proceso de implementación para empezar a contar con las ventajas de una plataforma de gestión documental en la nube, el retorno de la inversión comienza a verse muy rápido, aplicándose, casi de forma inmediata un nuevo ritmo en el rendimiento de los colaboradores, que se pueden enfocar en las tareas verdaderamente importantes, mientras la plataforma se encarga de capturar, etiquetar y almacenar la información para ponerla a disposición de los usuarios involucrados.
Operaciones simples y seguras
Si hay un tema que preocupa cuando hablamos de gestión documental es la necesidad de resguardar toda la información confidencial. Por ello, contar con documentos en papel ya no es una opción factible: Hay más riesgos de extravíos, robos, deterioros e inclusive, la posibilidad de que datos sensibles caigan en manos equivocadas, generando riesgos innecesarios.
Tome las mejores decisiones con información disponible al instante
Los tiempos actuales ameritan que las empresas puedan utilizar de manera óptima y segura la información con la que cuentan para tomar mejores decisiones de negocio y, así, brindar un servicio óptimo ante las solicitudes o quejas de sus usuarios.
Netcontent es una plataforma de gestión documental digital alojada en la nube que cuenta con todas las características descritas anteriormente y que ofrece muchas otras posibilidades de uso. Es ideal para que su negocio pueda implementar rápidamente el teletrabajo y encarar los diversos desafíos que nos impone la situación actual.
Sabemos cómo ayudarle a optimizar los procesos documentales para que su empresa continúe el camino de la transformación digital y siga incrementando su productividad en medio de las dificultades del contexto actual.
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